Olen vuosien saatossa useissa konferensseissa törmännyt useisiin todella huonoihin ja todella hyviin esiintyjiin ja heidän PowerPoint-esityksiin. Jaan tässä muutamia vinkkejä, miten sinä voisit luoda esiintymisesi tueksi paremman kokonaisuuden, oli kyseessä sitten PowerPoint, Keynote tai Prezi.
1. Yksinkertaisesti parempi
Esitysmateriaalin perimmäinen tarkoitus on tukea esiintyjän viestiä, ei varastaa koko esitystä. Yleisö tulee katsomaan ja kuulemaan esiintyjää, ei PowerPoint-dioja. Visuaalisesti täynnä olevat diat vievät huomiota esiintyjältä. Jätä siis tilaa esiintyjälle.
2. Rajoita tekstin ja listauksien määrä
Pitkät listaukset ja suuret tekstimäärät eivät kiinnosta yleisöä. Parhaissa dioissa ei tekstiä ole välttämättä lainkaan, vaan merkityksen dialle antaa esiintyjä äänellään. Jos sisältöä alkaa yhdelle dialle kertyä liikaa, jaa sisältöä useammalle dialle. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää kolmen sekunnin sääntöä. Jos pystyt lukemaan dian sisällön kolmessa sekunnissa, on sisällön määrä oikea. Diojen tarkoitus on toimia esiintyjän tukena, ei tehdä esiintyjästä tarpeeton. Jos tapanasi on toimittaa jälkikäteen esitys kuulijoillesi, valmistele mielummin erillinen tiivistelmä esityksestäsi.
3. Rajoita animaatioiden määrää
Käytä sivusiirtymiä ja animaatioita harkiten ja kun käytät, valitse siirtymistä ja animaatioista hillityimmät. Hillityt ja nopeat liikkeet antavat esityksestäsi ammattimaisemman vaikutelman eivätkä ne varasta koko showta. Rajoita myös erilaisten animaatioiden ja sivusiirtymien määrää maksimissaan 2–3 erilaiseen.
4. Käytä hyvälaatuisia kuvia
Käytä esityksessäsi aina korkealaatuisia valokuvia. Voit joko käyttää itse kuvaamiasi kuvia, valokuvausammattilaisen ottamia kuvia tai hyödyntää ilmaisia tai maksullisia kuvapankkikuvia. Älä koskaan kasvata pientä ja huonolaatuista kuvaa täyttämään dia-ruutua. Vältä PowerPointin omia clip art -kuvia tai muita sarjakuvamaisia kuvia, ellei se ole koko esityksen teema. Niitä ollaan käytetty jo 90-luvulta asti, eivätkä anna ammattimaista kuvaa esiintyjästä.
5. Käytä visuaalista teemaa, mutta vältä PowerPointin omia teemoja
Jokainen esitys tarvitsee oman visuaalisen teemansa. Mikäli yritykselläsi on teema valmiiksi luotu, käytä sitä. Älä käytä PowerPointin omia teemoja, sillä yleisö on varmasti nähnyt niistä jo jokaisen. Yleisösi odottaa uniikkia esitystä tuoreen sisällön kera.
6. Käytä sopivia ja sopivan tarkkoja kaavioita
Kuten koko esityksessä, myös graafeissa kannattaa miettiä tarkoin, millä tarkkuudella tietoa näyttää. Ruutuun ilmestyvä laaja Excel-taulukko tai kymmeniä pylväitä sisältävä pylväsdiagrammi harvemmin tuo selkeyttä esitykseen.
7. Käytä värejä oikein
Pidä huoli, että etenkin tekstillä ja sen taustalla on riittävä kontrasti. Vastavärien käyttö, kuten punainen ja vihreä, ei myöskään ole suositeltavaa. Hyödynnä internetissä olevia värityökaluja, kuten Adobe Color.
8. Valitse sopivat fontit
Mikäli yritykselläsi on tietyt fontit, mitä yleisesti käytetään tai ohjeistus fonttien käyttöön löytyy graafisesta ohjeistuksesta, suosittelemme niiden käyttöä. Jos syystä tai toisesta joudut käyttämään muita fontteja, valitse enintään 2–3 ja pysy niissä.
Hyvin suunniteltu esitysmateriaalin pohja on kaiken lähtökohta ja sen tulisi luonnollisesti henkiä yrityksesi brändiä. Helpoin tapa päästä esitysmateriaalin parannuksessa alkuun on tilata suunnittelu Knokilta. Luottamuksen rakentaminen on oikotie ostopäätökseen. Ota meihin yhteyttä kun haluat jutella aiheesta lisää.